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PPT企業檔案工作規范_圖文

2019-01-30 13:10:34 23

《企業檔案工作規范》

(DA/T 42-2009)

(2009年11月2日發布 2010年1月1日實施)

檔案工作是一項重要的基礎性管理工作。

企業檔案工作既是企業積累知識資產和信息資源的一 項工作,又是企業各項管理活動當中必不可少重要環節和 工具。

為適應新形勢(WTO規則要求法規的一致性) 新條件(信息化建設) 新觀念(信息作為生產要素、無形資產) 新要求(采用國際標準) , 推動和規范企業檔案工作. 2009年11月2日,國家檔案局頒布了檔案行業國家標準 ------《企業檔案工作規范》(DA/T 42-2009)

《企業檔案工作規范》是我國建國以來頒布的第一部 企業檔案工作的國家標準. 它是我國近60年來企業檔案工作實踐的總結,是國家檔 案工作法律、法規的具體展現,也是在企業信息化建設新 形勢下推進企業檔案工作轉型、升級的基礎性要求。

《企業檔案工作規范》總計9章2個附錄

( 37條 118項 28款 )

第1章、范圍 第2章、規范性引用文件 第3章、術語和定義 第4章、檔案工作總則 第5章、檔案工作組織 第6章、檔案工作制度 第7章、檔案業務工作 第8章、檔案信息化建設 第9章、檔案工作設施設備

附錄A:《企業文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》 (列出了產品生產型企業通常應歸檔的文件材料基本范圍和 保管期限參照) 主要有10大類,即:

(1)經營管理類 (2)生產管理類 (3)行政管理類 (4)黨群管理類 (5)產品生產類 (6)科研開發類 (7)項目建設類 (8)設備儀器類 (9)會計業務類 (10)職工管理類

附錄B:《表格樣式》 (是《規范》所引用標準、文件中沒有涉及到的檔案管 理業務應用表格) 主要有5種,即: (1)檔案交接登記表 (2)溫濕度登記表 (3)銷毀清冊 (4)借閱檔案登記表 (5)檔案利用效果登記表

第1章、范圍

(這一章按標準格式要求,明確指出了《企業檔案工作 規范》的主要內容和和適用范圍)

“本標準確立了企業檔案工作原則、組織和制度要求, 給出了企業檔案業務工作、檔案信息化建設、檔案工作 設施設備配置等方面的方法與技術指南。 本標準適用于大中型工業企業,其他類型企業及事 業單位可參照使用?!?/p>

根據國家普查統計,目前,我國有企業法人及產業活動單位計:1007萬。

按資產所有制性質企業可以分為: (1)國有企業; (2)集體企業; (3)私營企業; (4)民營企業(沒有國有資本參與的企業); (5)混合所有制企業,(如中外合資經營企業、中外合作企業、 國內具有多種經濟成分的股份制企業等). 按企業生產經營業務性質企業又可分為: (1)工業企業; (2)農業企業; (3)商業企業; (4)物流企業; (5)交通運輸企業; (6)金融企業,除此之外,還有郵電、旅游、文化企業等等.

《企業檔案工作規范》作為企業檔案國家標準,所給 出的有關企業檔案工作原則、 組織建設、 制度建設、 檔案業務工作、 檔案信息化建設、 檔案工作設施設備配置等方面的方法與 技術指南等,具有普遍的指導意義,不僅適用于大中型國 有工業生產企業,其它類型的企業以及中、小企業、民營、 股份制企業和事業單位同樣可參照使用。

大家知道:

企業是社會的基本組織形式和社會財富的創造者。

企業檔案是企業研發、生產、經營和管理活動的真實 記錄,企業檔案是企業有形資產的真實記錄和有效憑證,企 業檔案是企業無形資產的承載和組成,企業檔案是企業合 法權益的維護者。 企業檔案工作是企業依法履行企業檔案管理職責的行 為和活動。 企業檔案工作在保障企業生產、經營和管理持續開展, 在企業資產保值增值和延續企業歷史, 在維護企業員工合法權益等方面具有不 可或缺重要地位和作用。

第2章、規范性引用文件

(規范性引用文件主要有2類:一類是標準,另一類是 規范性文件)

《企業檔案工作規范》規范性引用文件總計22項,其 中17項為國家、行業、國際相關標準, 5項為規范性文 件,具體如下:

引用的 17項國家、行業、國際相關標準:

(1)GB/T 9705 (2)GB/T 11821 (3)GB/T 11822 (4)GB/T 17678.1 (5)GB/T 18894 (6)DA/T1 (7)DA/T12 (8)DA/T13 (9)DA/T15 (10)DA/T22 (11)DA/T28 (12)DA/T31 (13)DA/T32 (14)DA/T43 (15)JGJ25 (16)ISO15489.1 (17)ISO15489.2 文書檔案案卷格式 照片檔案管理規范 科學技術檔案案卷構成的一般要求 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 電子文件歸檔與管理規范 檔案工作基本術語 全宗卷規范 檔號編制規則 磁性載體檔案管理與保護規范 歸檔文件整理規則 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范 紙質檔案數字化技術規范 公務電子郵件歸檔與管理規則 縮微膠片檔案數字化技術規范 檔案館建筑設計規范 信息與文獻----文件管理:通則 信息與文獻----文件管理:指南

參照和引用的5項規范性文件:

(1)企業職工檔案管理工作規定 (勞力字[1992]33號) (2)國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法 (檔發字 [1998]6號) (3)會計檔案管理辦法 (財會字[1998]32號) (4)企業檔案管理規定 (檔發字[2002]5號) (5)國有企業文件材料歸檔辦法 (檔發[2004]4號)

大家注意: 國家標準(規范)和規范性引用文件其內容都要體現 國家法律、法規的基本要求,企業貫徹執行《企業檔案工 作規范》就意味著企業依法規范企業檔案工作,依法履行 企業檔案管理職能。 《企業檔案工作規范》中所引用的標準和規范性文件, 凡是標注日期的引用文件,其隨后所有的修改或修訂版均 不適用于本《規范》;凡是不標注日期的引用文件,其最 新版本適用于本《規范》。

第3章、術語和定義

(本章列舉并解釋了本標準中使用到的,而《檔案工作 基本術語》沒有提到的術語)

《企業檔案工作規范》是在現有的檔案工作單項國 家標準、行業標準的基礎上,專門針對企業檔案工作規 范化建設的一部框架性系統標準的集成。因此,本標準 中的名詞術語,不再做進一步說明,只專門針對企業檔 案工作獨有或需要進一步解釋的名詞術語做出說明,主 要有4個:

(1)企業檔案:是指企業在研發、生產、經營和管理活動 中形成的有保存價值的各種形式的文件。 大家知道: “企業檔案”概念的首次提出是在1987年國家檔案局、 國家經委、國家計委聯合頒布的《國營企業檔案管理暫行 規定》第二條當中,“企業檔案是企業在各項活動中形成 的全部檔案的總和。其構成是以科學技術檔案為主體,包 括計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、 教育衛生和黨、政、工、團等方面的檔案?!碑斈甑倪@一 解釋明確了企業中科技檔案是主體,經營和各種管理活動 中形成的各類檔案要實施綜合管理。 2002年,國家檔案局、國家經貿委、國家計委聯合頒 布《企業檔案管理規定》,對“企業檔案“又有新的表述, 即“企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和 企業有保存價值的各種形式的文件材料?!?/p>

《企業檔案工作規范》對“企業檔案”界定為“企業在研發、生 產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件?!逼渥?化主要是: ①增加了“研發”。過去在計劃體制下,我國科研設計單位多從事科 研、設計、開發等活動,屬于科技事業單位。近年來,隨著事業單位 體制轉變后,經營型科技事業單位轉為企業,因此增加“研發”主要 針對科研、設計類企業或企業中的研究開發活動。 ②去掉了“有保存價值”前“對國家、社會和企業”的限定詞。主要 是因為企業范圍廣泛、形式多樣,投資主體多方。我國不但有國有企 業、集體企業,還有大量私人獨資企業、合伙企業,現在的《公司法》 甚至容許注冊一人投資設立的有限責任公司。原來的限定詞有局限性 和不適應性,去掉這些限定詞不代表企業檔案對國家、社會就沒有責 任,而是包容性更大。在我國,無論何種類型、所有制企業,都必須 依照我國的法律法規來經營管理,其檔案的形成保管也必須符合《檔 案法》的要求。

③將“文件材料”簡化為“文件”。從理解上,各種形式也包括載體 形式,因此,沒有再提及載體。

(2)企業檔案工作:是指企業依法履行檔案管理職責的 行為和活動。

企業要保證產品質量、贏得市場競爭、獲得經濟效益、符合法規 要求,不僅僅是質量管理人員的事,也是企業全體職工,特別是領導 的責任。 由于企業檔案來源的廣泛性、形成文件的前端性、檔案作用的持 久性以及法規要求其真實性,因而“企業檔案工作”不僅僅是指檔案 人員的具體業務環節的工作,而且從廣義上必須包括文件形成者和領 導的責任。 所以,《企業檔案工作規范》中“企業檔案工作”突出說明和強 調的是企業依照《檔案法》及國家有關檔案工作的一系列法規、規章 應履行的職責和活動,即:包括企業領導應負責檔案工作的組織建設、 制度建設,以及企業各項活動中的對文件形成、積累、整理和歸檔責 任,以及滿足歸檔文件的完整、準確、系統要求的全員責任。如果沒 有企業各項活動中全員形成的真實記錄,企業檔案和檔案工作就會成 為無源之水、無本之木。

(3)電子檔案:是指具有保存價值的歸檔電子文件及相 應元數據、背景信息和支持軟件。 隨著信息技術的廣泛應用,電子文件的大量形成,電 子文件的歸檔、電子檔案的管理越來越普遍?!镀髽I檔案 工作規范》所稱的“電子檔案”,是指由企業檔案部門作 為檔案管理的具有保存價值的歸檔電子文件及相應元數據、 背景信息和支持軟件。簡單說: “歸檔電子文件”就是“電 子檔案”。

(4)檔案信息化:是指運用信息技術對歸檔文件、數據 信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用 服務的檔案管理提升過程和工作方式。 中共中央辦公廳、國務院辦公廳在印發《2006-2020 年國家信息化發展戰略》指出:信息化是充分利用信息技 術,開發利用信息資源,促進信息交流和知識共享,提高 經濟增長質量,推動經濟社會發展轉型的歷史進程。

從國家對信息化的定義中大家可以看出,信息化是一 個持續發展、進步、轉變和提升的過程。

信息化是技術革命和產業革命的產物,也是一個漸進 的過程,是從工業經濟向信息經濟、從工業社會向信息社 會逐漸演進的動態過程。因此,企業信息化在整個信息化 建設中具有重要地位和作用,企業檔案信息化作為企業信 息化建設不可或缺的組成,已越來越被大家接受。 因此《企業檔案工作規范》根據企業檔案工作的特點 和任務,將檔案信息化解釋為“運用信息技術對歸檔文件、 數據信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供 利用服務的檔案管理提升過程和工作方式?!?/p>

認識和理解“檔案信息化”管理過程的持續性和管理 模式的創新性,是貫徹《企業檔案工作規范》關于檔案信 息化建設的重要方面,也是當前和今后相當長一個時期企 業檔案工作戰略發展的一個重點和難點。 《企業檔案工作規范》第8章專門對企業檔案信息化建 設的提出基本要求,它是企業檔案工作的一個戰略性、持 續性的探索方向。

第4章、檔案工作總則

(本章主要闡明企業檔案工作應遵循的基本原則,企業檔 案與企業檔案工作的性質和作用、企業檔案工作任務和目 標、企業依法管理檔案的責任)

這既是我國企業檔案工作幾十年經驗的總結和概括, 體現國家對企業檔案與企業檔案工作基本認識的提升, 體現國家由計劃經濟轉向市場經濟后,檔案工作規范化 建設與國家基本經濟制度和法制建設相一致性要求。 例如:計劃經濟時期企業檔案工作主體主要是國營企 業,而市場經濟體制下,特別是我國加入WTO后,國家 法規一致性就要求企業檔案工作標準、法規應包括各類 企業。

一、企業檔案與檔案工作的性質和作用 二、企業檔案工作的管理體制 三、企業檔案工作任務與目標 四、企業依法管理檔案的責任要求

一、企業檔案與檔案工作的性質和作用

4-1、企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部 分。企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的 基礎性管理工作。 這一條明確了企業檔案及企業檔案工作的性質和作 用,體現了國家對檔案與檔案工作價值與作用認識的提升。

關于檔案的性質和作用,幾十年來,我國對企業檔案 的認識經歷過若干階段。 20世紀50年代除文書檔案外,企業形成的其它各類文 件材料都被認為是資料。1956年社會主義建設初期,國家 檔案局提出“技術檔案”概念后,得到黨和國家高度重視, 從1956年4月16日國務院做出《關于加強檔案工作的決 定》,到1963年11月21日國務院批轉《國家檔案局關于 切實改善圖紙質量和圖紙復制技術的報告》的8年時間, 由中共中央、國務院發出、批準、批轉、轉發、批示的有 關檔案工作的21件文件中,專門關于企業技術檔案工作的 就有10件,這足以說明企業檔案工作是在黨中央、國務院 的直接領導和指導下建立和發展的。

對企業檔案性質的認識也是處于不斷深化的過程中。 1959年6月3日,國家檔案局局長曾三在全國檔案資料工 作先進經驗交流會上指出,“科學技術檔案是國家全部檔 案的一個重要組成部分,是進行生產建設和科學研究的必 要條件之一”;1962年6月25日,國務院在批轉“國家檔 案局關于工業企業技術檔案工作的報告”時指出:“技術 檔案管理是當前工業企業管理的重要組成部分之一,它在 國家的生產、建設和科學實驗的工作中是不可缺少的”。 1964年4月14日,國家科委、文化部、國家檔案局在下達 一九六三年至一九七二年科學技術發展規劃中指出:“技 術檔案是關于生產、建設和科學技術研究工作的歷史記錄 和實際反映,又是繼續生產、建設和科學技術研究工作的 依據與必要條件之一”。

關于企業檔案工作性質和作用,《企業檔案工作規范》 將其定位為“企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管 理活動的基礎性管理工作”。 企業活動最終結果是通過為社會提供產品和服務而創 造價值和利潤。企業無論行業、規模、類型,為達到此目 的和結果,需要開展研發、生產、經營和管理等活動。由 于企業活動的連續性,因此在這一過程中無論是企業自身 還是社會都因某種需要而要追溯產品和服務的過程,如法 律責任、產品質量、事故調查、效益分析、改進提高、維 護保養、業績考核等等。雖然企業檔案工作不能直接對社 會提供產品和服務,但企業所有產品、服務及其形成過程 都需要檔案工作做支撐,沒有檔案工作的支撐,所有追溯、 查證、確認責任都將無法實現。因此,將企業檔案工作界 定為“企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工 作”非常準確。

二、企業檔案工作的管理體制

4-2、企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶,實行統一 領導、統一管理、統一制度、統一標準。 這一條確定了企業檔案工作的管理體制。

大家知道: 《檔案法》第5條規定:檔案工作實行統一領導、分級 管理的原則;第7條規定:機關、團體、企業事業單位和 其它組織的檔案機構或者檔案工作人員,負責保管本單位 的檔案,并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導。這是 法律對所有社會的總要求和國家檔案管理體制。

1980年國家檔案局、國家科委、國家經委、國家計委 聯合發布的《科學技術檔案工作條例》第4章“科技檔案 工作管理體制”第27條規定:“科技檔案工作必須按專業 實行統一管理。國務院所屬的各專業主管機關和各省、自 治區、直轄市人民政府所屬的各專業主管機關,應當建立 相應的檔案機構,加強對所屬企業、事業單位科技檔案工 作的領導”。這是我國在計劃經濟體制下的科技檔案、企 業檔案工作的管理體制,即:企業檔案是按照行業管理系 統,由各專業主管機關,也就是各個工業部門來指導,并 統一規范、統一管理、統一制度。

1992年國家開始建立社會主義市場經濟體制,1980 年開始以政企分開為重點的管理體制改革,專業主管機關 與所屬企業分離,企業成為市場上獨立經營的主體和法人。 這時,過去傳統的管理體制被打破,新的管理體制尚未確 立,企業檔案工作的業務聯系發生改變。1999年根據改革 的要求,國家檔案局與中央企業開始建立直接的檔案業務 指導關系,地方檔案行政管理部門也在專業主管機關撤消 后與地方國有企業建立業務指導關系,并且開始會同工商 聯等有關部門加強對民營企業檔案工作的業務指導,新型 的企業檔案工作的聯系系統正在形成。

黨的十六屆三中全會作出《關于完善社會主義市場經 濟體制若干問題的決定》,進一步確立了我國市場經濟體 制的公有制為主體、多種所有制經濟共同發展的基本經濟 制度,同時也確立了企業在市場中的獨立主體地位。而國 有企業的改革、國有資產管理體制的改革也推出設立出資 人代表的國務院國有資產監督管理委員會或地方國有資產 監督管理委員會(局),負責對本級政府企業國有資產、 國有企業監管。在這種體制下,企業檔案工作必然也相應 隨之改革。

經過十年多的探索,按照市場經濟體制中企業自主合 法經營的主體地位,實際上形成了以企業資產所屬為紐帶, 企業資產管理到哪里,檔案管理就延伸到哪里的自然關系, 因為檔案就是企業資產的憑證。 以企業資產關系為紐帶:表明企業的資產管理范圍就 是企業檔案的管理范圍。企業(集團公司)的子公司、分 公司、控股公司及所屬單位的檔案工作,都應是企業(集 團公司)檔案工作的組成部分。

在現代企業制度和現代產權制度下,股份公司的資產 所有權歸屬,是典型的“集體所有制”。它不像業主制和 合伙制企業那樣,具有單一或少數持有者的私人性?,F代 企業公司的產權結構,是企業所有權和控制權相分離,就 是通常說的所有權和經營管理權相分離。股份公司的控股 企業,通常也是股份公司的經營管理者,它有責任和義務 依法對企業檔案監督、管理和控制。

依照《檔案法》、《公司法》和《企業檔案管理規 定》。企業(集團公司)對其子公司、分公司、控股公司 及所屬單位的檔案的收集、管理利用和處置,都有領導和 管理(監督和指導)責任。 實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準的 “四統一”與“資產紐帶”表明企業是一家,需要統一; 而“四統一”是輔助企業真正實現企業“資產為紐帶”的 整體效應和企業法人責權的一致。

三、企業檔案工作任務與目標

4-3、企業檔案工作應以滿足企業各項活動在證據、責任 和信息等方面的需求為導向,運用現代技術與管理方法, 通過資源整合和開發,為企業研發、生產、經營、管理和 持續發展提供有效服務。

(為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務是企業 檔案工作的任務. 滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求則是企業檔 案工作的目標,這一目標也是衡量企業檔案工作成效的尺度和企業檔案 工作發展的導向.)

在市場經濟條件下,企業檔案工作能達到滿足企業證 據、法律責任和信息的需求這一目標應當是很高的要求, 需要企業下大力氣才能夠實現,

例如:

------當企業出現各種糾紛(經濟的、合同的、產品質量的、環境 的、安全的、衛生的),如果檔案工作能提供及時、有效、合法的證 據,為企業贏得效益、避免損失; ------當企業面臨各種法律事務,如果檔案工作能提供合法文件, 為企業免責; ------當企業在研發、生產、經營和管理中需要過去形成的文件、 數據信息作為參考,或者回顧初創時期歷程、解決職工的待遇時,能 夠及時提供相關檔案信息,滿足企業證據、法律責任和信息的需求,才 能表明企業檔案工作目標的實現。

四、企業依法管理檔案的責任要求

4-4、企業應維護檔案的完整、準確、系統與安全。

這一條明確了企業依法管理檔案的責任,反映企業檔 案工作應遵循市場經濟、法制經濟的法規要求。 市場經濟是法制經濟,企業與企業之間的競爭與合作、 企業與顧客之間提供的產品與服務關系,特別是糾紛關系, 必須以事實為依據、以法律為準繩來解決,這都要符合法 律、法規基本要求,即依法經營;而事實依據與法律證據 的重要組成部分,就是企業在生產、經營和管理活動中產 生的各種檔案記錄。

企業在生產、經營和管理活動中建立健全檔案管理,依 法保留檔案證據,不僅是法律法規的要求,更是體現市場經濟 中“法規遵從”與企業檔案間的特殊關系。 “法規遵從”是指對企業的數據、信息加以法律約束, 目的在于讓企業對數據的應用、管理、存儲形成各種規范。

企業檔案由于其證據作用,其管理的正確、合規與否, 已經成為企業重要的生命線。企業要想規避管理風險、證明自 身依法經營,就必須建立健全檔案工作?!镀髽I檔案工作規范》 就是指導企業規范檔案管理,促進企業依法經營管理的一項重 要國家標準,其根本出發點和落腳點是:在法制經濟條件下, 企業檔案管理需要也必須依法、合規、有效。

第5章、檔案工作組織

檔案工作是一項管理性工作,企業檔案工作 是做好企業管理的一項基礎性工作,企業檔案 工作既為企業積累知識資產和信息資源,同時 又是企業各項管理活動中的一個重要環節和重 要工具。 這一章明確提出了企業應建立健全檔案工作 基礎和前提(主要包括企業檔案管理網絡構成,企業、

文件形成部門、檔案部門應承擔的職責以及檔案人員素 質要求)。

一、企業檔案工作組織系統建設 二、企業檔案工作管理職責 三、企業部門檔案工作職責 四、企業檔案部門管理職責 五、企業檔案工作人員要求

一、企業檔案工作組織系統建設(4款)

加強組織體系建設,旨在為企業檔案工作的開展提 供組織保障,理順企業檔案工作的領導關系及工作體 系。

《企業檔案工作規范》作為企業檔案國家標準,首次根 據企業檔案工作的管理特性,提出企業檔案工作組織體系 建設,創新了檔案工作管理理念。

即:將企業檔案工作不僅僅當作檔案部門和檔案人員 的專業工作,而是作為企業全員參與的一項綜合性管理工 作,滲透到企業的每個部門、每個人的工作內容之中。

一是建立企業檔案工作組織體系,包括組織領導、機 構設置、人員配備和工作網絡; 二是明確檔案工作職責,包括企業總體管理職責、各 部門職責、檔案部門職責、檔案人員基本要求。 只有把檔案工作的組織體系建立起來,才能將檔案管 理的制度、方法、要求落實到企業每一項工作當中,細化 到企業文件形成和利用的每一個環節。

5-1-1、檔案工作領導 企業應確定檔案工作的分管領導,確定各職能或承 辦部門、各項目檔案工作的負責人,確定檔案部門的負責 人。

企業檔案工作三個層次的領導,包括企業分管領導、 職能或承辦部門、各項目工作部門負責人,組成企業檔案 工作的領導體系。 企業檔案工作確定三個層次的領導,主要是企業檔案 工作管理全過程的需要。 企業檔案工作分管領導一般由企業分管綜合部門的企 業領導或總工程師負責,是企業檔案工作的總責任人; 各職能、承辦部門和項目工作部門負責人主要是對部 門、項目的文件形成、積累和歸檔等工作進行領導和管理 的責任人員,如辦公室分管檔案工作的領導; 檔案部門負責人是企業檔案工作負組織、協調和落實 責任的領導,如檔案處、文檔處、檔案館的領導等。

5-1-2、企業檔案機構設置 企業應根據規模和管理模式設置專門的檔案機構, 或指定負責檔案工作的機構。大型企業應設立檔案館。 一般情況下,大中型企業應建立檔案室(處、科) 或檔案資料信息中心;有條件的特大型企業集團要建立企 業檔案館;規模較小的企業可不單獨設立檔案部門,但要 根據《檔案法》規定,明確相應機構承擔檔案管理的職能。

由于企業檔案機構具有指導各部門文件歸檔,并監 督指導本企業所屬機構檔案工作的職責,因此,企業不能 將檔案機構設在不具有企業內部監督管理職能的服務性機 構內。

5-1-3、檔案人員配備 企業應配備與企業研發、生產、經營和管理相適應的 專職檔案人員;各部門、各項目應配備專職或兼職檔案人 員。企業應保持檔案人員相對穩定。 一般情況,企業的檔案人員一定是專兼職檔案人員相 結合。 對于一個企業總體的檔案工作管理來說,需要有一定 數量的專職檔案人員專門從事企業檔案工作的組織、規劃、 檢查、指導。例如對一個新部門、新項目開展檔案工作進 行規劃、組織;對工程檔案進行檢查驗收;對企業文件材 料歸檔范圍、保管期限、管理方法制定相應的工作制度并 適時修改;為企業各部門提供檔案利用服務等。另外,企 業檔案人員如果流動性過大,不僅使企業檔案人員的培訓 成本增加,也影響到企業檔案工作的質量。

5-1-4、檔案工作體系 企業應建立以檔案部門為核心,各職能或承辦部 門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系。 企業檔案工作體系是與企業檔案機構、檔案人員的 分布緊密結合的,它是企業檔案的管理結構、工作結構。 企業檔案工作是一項系統工程,企業應結合自身企業管理 模式,建立企業檔案管理網絡,形成層層負責的管理機制。

企業檔案管理網絡的組成一般包括:分管檔案工作 的企業領導,主管企業檔案工作的部門負責人,企業檔案 管理機構或專職檔案工作崗位,企業內部各職能部門負責 人及兼(專)職檔案人員、重要業務(技術)人員,所屬 企業(公司及境外機構)的分管領導及檔案部門。

二、企業檔案工作管理職責(5款)

5-2-1、企業應貫徹國家有關檔案工作法律、法規和方針政 策,建立健全檔案工作規章制度,將檔案工作納入企 業發展規劃和工作計劃,為檔案工作持續發展提供保 障。

《檔案法》第5條第2款規定:機關、團體、企業事業 單位和其它組織應當加強對本單位檔案工作的領導,保障 檔案工作依法開展。

企業要切實落實檔案法規明確的職責,加強對檔案工 作的領導,落實“三納入”制度,即:將檔案工作納入企 業發展規劃和工作計劃,納入企業領導議事日程,納入相 關人員崗位責任制和相應工作流程;

5-2-2、企業應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、 項目及專項工作職責和有關人員崗位職責,并對分管領導、 部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核。

企業文件的形成和積累與企業各項活動開展具有同步 性的特點,企業文件伴隨著企業各項活動進行而產生,是 企業各項活動的有機組成部分。同時,企業各項活動又離 不開有關文件的支持。因此,企業文件的形成、整理、歸 檔工作是企業各職能部門(即文件形成部門)和項目及專 項任務的本職工作,企業各職能部門和項目及專項工作負 責人應對本部門和項目文件的完整、準確和系統負責。檔 案部門負責指導本企業各部門、項目及專項工作文件的形 成、積累、整理和歸檔工作。

企業檔案工作崗位責任制,是根據不同層級、不同崗 位檔案工作職責和崗位任務要求確定的,是針對企業各級 人員檔案工作職責確定的,因此,是企業考核各崗位完成 檔案工作情況的依據。 企業應將不同層級、不同崗位檔案工作職責和崗位任 務要求分解,逐項明確,并以制度形式固定下來,實施監 督。

5-2-3、企業應采取必要措施,維護和確保檔案的完整、 準確、系統和安全。 企業檔案工作“三納入”和“四同步”制度是多年 來實踐證明行之有效的重要措施之一。

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“三納入”:是指將企業文件的形成和積累納入企業領導 工作議事日程,納入企業規章制度及工作流程,納入企業 有關人員的經濟責任制或崗位責任制。 “四同步”:是指企業下達工作任務、項目計劃與提出企 業文件材料的歸檔要求同步,檢查工作、項目計劃進度與 檢查企業文件材料積累情況同步,驗收、鑒定工作、項目 成果與驗收、鑒定企業文件材料歸檔情況同步,工作、項 目總結與企業文件材料完成歸檔同步。

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5-2-4、企業資產與產權變動時應做好檔案的處置工作; 國有企業應依照檔發字〔1998〕6號文件的要求進行, 其他企業可參照。

檔發字〔1998〕6號即國家檔案局、國家經濟體制改 革委員會、國家經濟貿易委員會和國家國有資產管理局 《關于印發〈國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法〉 的通知》

5-2-5、企業應對檔案工作中做出成績的集體或個人給予 表彰和獎勵;對違反有關規定造成檔案損失的相關人員給 予處分。

三、企業部門檔案工作職責(4款)

企業各部門是企業文件的形成部門,是企業檔案信息 資源的源頭,企業各部門文件歸檔是否齊全、完整,整理 是否科學,直接決定著企業檔案工作的質量和利用服務水 平。

5-3-1、企業各職能或承辦部門及項目負責人,應對本部 門或項目歸檔文件的完整和系統負責。 企業文件是企業生產管理、科學研究、建設項目等活 動形成的各種形式和各種載體的原始記錄。只有加強企業 文件形成過程的管理,才能維護和確保企業檔案的完整、 準確、系統和安全。因此,企業文件形成部門應對文件的 真實性、可靠性、完整性、系統性、可用性負責。

5-3-2、企業各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責 積累文件,并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責。 5-3-3、專兼職檔案人員,應負責收集、整理應歸檔的文 件,對歸檔文件的整理質量負責。 專兼職檔案人員在收集、接收歸檔文件時,對不符合 文件質量要求的,應督促文件形成者提交符合質量要求的 文件。

5-3-4、企業各職能或承辦部門及項目對文件管理的責任, 見ISO 15489.1第七章、ISO15489.2和檔發字〔2002〕 5號文件要求。(其核心是負責歸檔文件的收集和整理,并 定期交本企業檔案部門集中管理)

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ISO15489.1 信息與文獻----文件管理 ISO15489.2 信息與文獻----文件管理 企業檔案管理規定 (檔發字[2002]5號)

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企業文件管理,首先應建立能夠適應企業管理需要的文件 管理制度,一是按業務需要和業務流程形成文件,充分記 錄其參與的業務活動;二是確保支持業務活動的信息系統 和處理系統形成適宜的文件,作為業務活動支持的有機組 成;三是建立平時立卷制度,確保文件妥善保管和充分利 用;四是確保文件得到有效維護、存儲和保管;五是確保 文件只有經過既定的批準程序才可進行處置。

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其次,應明確參與文件形成與管理的各類員工的權利和責 任。一是企業職能部門及負責人制訂文件管理程序和標準 要求;二是專業人員在工作過程中應按照已經確定的程序 和標準形成并保管文件,確保各種記錄的原始性、真實性、 系統性。 第三,應加強文件形成過程和歸檔前的管理,確保文件的 安全,包括實體安全與信息安全。

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四、企業檔案部門管理職責(5款) 5-4-1、統籌規劃企業檔案工作,制定企業文件歸檔和檔 案鑒定、整理、保管、統計、利用、移交等有關規章制度。 從理論上說,檔案工作就是運用科學的原則和方法管 理檔案。從狹義上說,檔案工作就是檔案業務工作。

檔案業務工作主要包括6個方面,即檔案收集工作、檔 案整理工作、檔案鑒定工作、檔案保管工作、檔案統計工 作、檔案利用工作。

5-4-2、負責企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和 提供利用工作。

5-4-3、指導企業各部門、項目及專項工作文件的形成、積 累、整理及歸檔工作。

5-4-4、監督、指導、檢查企業所屬單位(包括派出機構和 投資的全資、控股企業)的檔案工作。 5-4-5、依照有關規定向國家檔案館或有關單位移交檔案。

五、企業檔案工作人員要求(4款) 5-5-1、檔案人員應遵紀守法、忠于職守、具有專業知識。 5-5-2、檔案部門負責人應具有中級以上專業技術職稱或大 學本科以上學歷。 5-5-3、檔案人員應具備大學??埔陨蠈W歷或同等學識水平。 5-5-4、檔案人員應定期接受檔案業務培訓。 企業保持檔案人員相對穩定,有利于檔案工作的穩 定、持續發展。

第6章、企業檔案工作制度建設

《企業檔案工作規范》首次提出企業檔案工作制度 體系建設。主要包括3種:

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企業檔案工作規章:明文公開的制度。 企業檔案管理制度:大家知道的規定。 企業檔案業務規范:業務工作的標準。 企業檔案工作規章、企業檔案管理制度和企業檔案 業務規范3種制度內容方面可能有些交叉,但側重點和 要求各不相同。

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企業檔案工作規章,是指企業明文公開的制度,是企業根 據國家有關檔案工作法律法規要求,結合企業實際制定的 有關企業檔案工作基本的規定性要求。企業檔案工作規章 以企業名義制定,重在明確檔案工作在企業的地位和作用。

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企業檔案管理制度,是要求企業相應的工作或環節應遵守 的有關檔案管理的規定。企業檔案管理制度以企業主管檔 案工作的職能部門名義制定,重在約定共同遵守的企業檔 案管理規定。

企業檔案業務規范:是指企業檔案工作具體業務的規范性 要求,它是依據企業檔案工作各項規章制度要求而制定的 操作指南。企業檔案業務規范以企業檔案部門名義制定, 重在企業檔案管理的具體操作要求。

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一、企業檔案工作規章的制定(4款)

企業工作規章是企業為維護正常的工作秩序,保證國 家各項政策的順利執行和各項工作的正常開展,依照法律、 法規(令)、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束性、 權威性、穩定性的特點企業制度。企業工作規章雖屬企業 內部管理范圍,但仍具有約束性、權威性、穩定性特點, 是要求企業所屬部門、單位、人員共同遵守的準則,是對 某項具體工作、具體事項制訂的必須遵守的行為規范。 企業檔案工作規章對維護企業檔案完整、安全,對企 業檔案工作正常開展,具有十分重要的作用。

主要有4種,即:檔案工作崗位責任制、企業檔案工作 規定、檔案工作責任追究制度和檔案管理應急預案。

6-1-1、明確企業文件形成、歸檔責任。企業在制定有關 規章、標準和制度中應提出相應的文件收集、整理和歸檔 的責任要求。 本條明確提出了建立文件與檔案管理崗位責任制和 文件形成歸檔責任。

企業檔案工作崗位責任制,是明確企業領導、高中 級管理人員、技術人員、管理人員等崗位涉及檔案工作的 內容、數量和質量,以及應承擔的責任的一項制度,它是 企業考核各崗位完成檔案工作的依據。主要包括分管企業 檔案工作的領導、檔案工作主管部門負責人、檔案部門負 責人、檔案人員、各職能和業務部門負責人及兼職檔案人 員的工作標準、工作職責,獎勵和處罰等內容要求。 建立崗位責任制的目的是加強文件形成、管理、歸 檔、保管、利用全過程的管理。

6-1-2、制定企業檔案工作規定。企業檔案工作規定是企 業檔案工作的基本要求,其主要內容應包括:檔案工作原 則及管理體制,文件的形成、積累與歸檔職責要求,檔案 收集、鑒定、整理、保管、統計、利用要求,資產與產權 變動檔案的處置原則,解釋權限等。 其它各項檔案管理制度都應在該制度的原則指導下, 細化檔案管理工作內容及操作程序。

6-1-3、建立檔案工作責任追究制度。對相關崗位人員違 反文件收集、歸檔及檔案管理制度,發生檔案泄密、造成 檔案損毀等行為,企業應提出責任追究和處罰措施,并將 有關要求納入企業相關管理制度。 6-1-4、制定檔案管理應急預案。對可能發生的突發事件 和自然災害,企業應制定檔案搶救應急措施,包括組織結 構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。對檔 案信息化管理的軟件、操作系統、數據的維護、防災和恢 復,應制定應急預案。

二、企業檔案管理制度建設(8款)

企業檔案工作是企業管理基礎工作的重要組成部分, 建立健全企業檔案管理制度是做好企業檔案工作的保證。 制定企業檔案管理制度應根據國家有關法律法規,結合企 業實際,履行制定規章制度程序,經企業領導審定批準, 納入企業管理制度或企業標準之中,嚴格管理并貫徹執行。 企業檔案管理制度主要有8種:文件歸檔制度、檔案保 管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案利用制 度、檔案保密制度、電子檔案管理制度和檔案管理系統操 作制度。

6-2-1、文件歸檔制度。應明確文件歸檔范圍及保管期限、 歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。 6-2-2、檔案保管制度。應明確各門類檔案保管條件、特 殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的 處置辦法、檔案進(出)庫要求、庫房管理要求和庫房管 理員職責。 6-2-3、檔案鑒定銷毀制度。應明確鑒定、銷毀工作的組 織、職責、原則、方法和時間等要求。 6-2-4、檔案統計制度。應明確統計內容、統計要求和統 計數據分析要求。

6-2-5、檔案利用制度。應明確檔案提供利用的方式、方 法,規定查(借)閱檔案的權限和審批手續,提出接待查 (借)閱檔案的要求。 6-2-6、檔案保密制度。應明確檔案形成者、檔案管理者、 檔案利用者應承擔的保密責任。 企業檔案保密制度應從確保企業檔案實體和信息安全 提出具體要求。

6-2-7、電子檔案管理制度。應對企業各信息系統中形成 的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。 電子文件歸檔應遵循2個原則:一是電子文件的歸檔 實行“雙套制”,即在電子文件歸檔時應制作相應的紙質 拷貝件,同時歸檔;二是同時做好網絡歸檔和脫機載體電 子文件歸檔兩方面的工作。

6-2-8、檔案管理系統操作制度。應明確檔案管理系統操 作人員的職責、檔案管理系統軟件、硬件的操作要求。

三、企業檔案業務規范的制定(4款)

主要有4種:文件、檔案整理規范、檔案分類方案、 文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規范。 6-3-1、文件、檔案整理規范。應明確文件立卷與檔案整 理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。 文件、檔案的整理原則是遵循文件、檔案形成規律, 保持文件、檔案有機聯系,便于保管和利用的規范。

整理方法:

(1)文書檔案應按《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-2000)進行整理;

(2)科技檔案應按《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2008)和 《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T 28-2002)進行整理;

(3)會計檔案應按《會計檔案管理辦法 》(財會字[1998]32號)和《會計檔案案卷格 式》(DA/T 39-2008)進行整理;

(4)照片檔案應按《照片檔案管理規范》(GB/T 11821-2002)進行整理;

(5)印章檔案應按《印章檔案整理規則》(DA/T 40-2008)進行整理;

(6)檔號編制應按《檔號編制規則》(DA/T 13-1994),選擇適合企業檔案分類的標 示方法,與企業檔案分類方案配套使用。

(7) 檔案裝具應符合《檔案裝具》(DA/T 6-1992)標準要求。

6-3-2、檔案分類方案。應明確分類依據、類別標識、類 目范圍。 制定企業檔案分類方案的原則是:同位類之間互不相 容;各子項之和必須窮盡母項;同位分類必須按同一標準 進行;分類必須按層次進行不能跳躍。

工業企業檔案分類一級類目的設置可按照《工業企業 檔案分類試行規則》即《陜西省工業企業檔案分類編號試 行細則》(1994年6月17日陜檔發[1994]10號)設置。

6-3-3、文件歸檔范圍和保管期限表。應明確各類文件歸 檔的范圍及其相對應的保管期限。

6-3-4、特殊載體檔案管理規范。應明確不同載體檔案收 集、整理的要求和保管的條件。

特殊載體檔案包括:磁性材料、感光材料和其它合成 材料等為介質的檔案記錄載體。存在形式一般有照片、縮 微膠片、錄音磁帶、錄像帶、磁盤、光盤、實物等。 收集范圍應以企業文件歸檔范圍和保管期限表為主, 參考載體形式。管理上一般不單獨設置類目,可視其內容 特征同紙質檔案對應分類編號??紤]載體形式和保管要求 不同,應分庫保管。

第7章、企業檔案工作業務建設

企業檔案業務工作是企業檔案工作基礎性、專業性 和實質性工作,是檢驗企業檔案工作質量與水平的核心 內容。

檔案業務工作是《企業檔案工作規范》的主體部分, 本章對企業檔案業務活動(企業文件的形成積累、歸檔、 收集、整理以及檔案保管、鑒定、統計、利用等)各個 環節提出基本要求,主要有9個方面內容,即:

一、 二、 三、 四、 五、 六、 七、 八、 九、

企業檔案工作與業務活動 企業文件的形成、積累要求 企業文件的整理與歸檔 企業檔案收集工作要求 企業檔案整理工作要求 企業檔案保管工作要求 企業檔案鑒定工作要求 企業檔案統計工作要求 企業檔案利用工作要求

一、企業檔案工作與業務活動(3款)

7-1-1、企業檔案工作是企業各項業務和活動的有機 組成,應納入企業領導工作議事日程,納入企業規章制 度及工作流程,納入企業部門和有關人員的經濟責任 制或崗位責任制。

企業檔案是企業各項業務和活動的記錄和生成物, 與企業各項業務和活動有著天然的密切聯系,同時又 服務于企業的各項業務活動,企業在各項業務活動中 做好相關檔案工作,將有利于企業的規范化管理。因 此,落實好“三納入”制度,需要從企業領導層面解 決的問題。

7-1-2、企業檔案部門或檔案人員應參加產品鑒定、科研 課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動,負責檢 查應歸檔文件的完整、系統。

“四參加”是科技檔案工作的經驗總結,是一種行之 有效的控制措施,需要切實落實好、執行好。

7-1-3、企業下達項目計劃任務應同時提出項目文件的 歸檔要求;檢查項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情 況;驗收、鑒定項目成果應同時驗收、鑒定項目文件歸檔 情況;項目總結應同時作好項目文件歸檔交接。 “四同時”也是科技檔案工作幾十年的經驗總結, 是一種行之有效在工作過程中對歸檔文件進行控制的措施, 企業檔案部門與有關管理部門相互配合,共同將“四同時” 作為一種企業管理工作流程執行好,可以對企業管理和檔 案管理起到相輔相成的作用。

二、企業文件的形成、積累要求(2款)

文件的形成與積累是檔案管理的前奏。由于企業 各管理部門和業務部門每天形成大量各種文件,涉及 到不同崗位和不同人員,為保證定期歸檔工作順利進 行,各部門對本部門形成的文件,要注意做好平時的 積累工作。

7-2-1、文件形成時應使用耐久、可靠的記錄載體和記 錄方式。 例如:紙質文件不應使用易褪色的書寫材料(紅色墨 水、純蘭墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制, 不使用熱敏紙,而應使用字跡、線條和影像清晰及牢固程 度均符合永久或長期保存要求的材質印制。辦公自動化系 統生成的電子文件可先邏輯歸檔,然后再按照《電子文件 歸檔與管理規范》要求,定期及時地進行物理歸檔;其它 系統中形成的電子文件應使用不可擦除型光盤作為載體進 行存儲。

7-2-2、文件形成者應將辦理完畢、有保存價值 的文件及時交本部門、項目或專項工作檔案人員 保管。

三、企業文件的整理與歸檔(4款)

文件的整理與定期歸檔是將文件轉化為檔案的重要工 作環節??茖W的整理方法、清晰的歸檔范圍、明確的歸檔 時間,是保證案卷質量和檔案完整、準確、系統與安全的 重要條件。

7-3-1、文件整理

文件立卷整理應遵循文件形成規律,區分保管期限, 保持文件之間有機聯系。文書、科技、會計、人事等門類 文件的整理,應分別符合《文書檔案案卷格式》(GB 9705)、《歸檔文件整理規則》(DA/T 22)、《科學 技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822)、《會 計檔案管理辦法》(財會字(1998)32號)、《企業職 工檔案管理工作規定》(勞力字(1992)33號)等標準 及文件的要求;音像、電子等載體形態文件整理,應分別 符合《照片檔案管理規范》(GB/T11821)、《磁性載 體檔案管理與保護規范》(DA/T15)、《電子文件歸檔 與管理規范》(GB/T18894)、《公務電子郵件歸檔與 管理規則》(DA/T32)等標準要求。

7-3-2、文件歸檔范圍(3點)

企業應根據國家(含地方)、行業的有關規定,結合 自己的具體實際情況,確定本企業文件歸檔范圍。歸檔范 圍應以本單位工作活動為主,突出反映本單位基本職能活 動和各項業務工作。外單位的文件(不論是上級、下級, 還是非隸屬關系單位),應以是否與本單位工作有直接關 系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否查考利用為確 定文件歸檔范圍的出發點。

7-3-2-1、企業在籌備、建設、生產、經營、管理等活動及產權 變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應納入 歸檔范圍。 國有企業文件歸檔范圍應符合《企業檔案管理規定》(檔發 [2004]4號)文件要求。

7-3-2-2、歸檔文件的主要來源有: ---本企業形成的文件; ---本企業引進項目、外購設備等接收的文件; ---所屬單位及參股企業應向本企業提交的文件; ---本企業參與的合作項目,合作單位按要求應向本企業提交的 文件; ---本企業執行、辦理的外來文件。

7-3-2-3、企業應根據經營范圍和業務活動類型制定文件 歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可 參照、但不限于《企業檔案工作規范》附錄A。項目建設 類文件應依據企業在項目建設中的性質確定,建設單位、 設計單位、施工單位、監理單位文件歸檔具體范圍參見 《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》 (DA/T28);服務類型企業各類文件歸檔范圍及企業中 專業性較強的業務活動的文件歸檔范圍,應結合企業活動 和專門業務編制。

7-3-3、文件歸檔時間(7點)

企業文件歸檔時間主要有2種:定期歸檔和隨時歸檔。 一般情況,管理類、科技類、會計類文件都采用定期歸檔; 而臨時歸檔、即時歸檔等方式都屬于隨時歸檔,這是收集 企業文件的補充形式,也是確保企業文件完整、準確、系 統的有效方式,產品更新、項目改擴建、設備開箱等文件 的收集歸檔適用于此種方式。

7-3-3-1、經營管理、生產技術管理、行政管理、黨群工作 形成的文件一般應在辦理完畢后第二年一季度歸檔。

7-3-3-2、科研開發、項目建設形成的文件應在其項目鑒定、 竣工驗收前歸檔,(竣工驗收后3個月內向相關單位檔案機 構移交) 周期長的可分階段、單項歸檔;產品生產及服務業 務應定期或按階段歸檔。 7-3-3-3、產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知 識產權等文件應隨時歸檔;外購設備儀器或引進項目的文件 應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。 7-3-3-4、會計核算專業材料應在會計年度終了后由會計部 門整理歸檔,保管一年后向檔案部門移交。

7-3-3-5、電子文件邏輯歸檔宜定時進行,物理歸檔應與 相應門類或內容的其它載體歸檔時間一致。 邏輯歸檔:是指在計算機網絡上進行,不改變原存儲 方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移 交的過程。電子文件的邏輯歸檔可實時或定時進行,權限 移交到檔案部門后,檔案部門要做如下幾件工作: (1)對照文件歸檔范圍對電子文件進行界定; (2)按照有關規定對查詢歸檔電子文件進行授權; (3)對接收的電子文件及時進行著錄標識; (4)對接收的電子檔案進行備份安全保護。

物理歸檔:是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載 體上,向檔案部門移交的過程。物理歸檔應按照有關紙質文件 的規定期完成,物理歸檔的主要有8點要求: (1)凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件,均應定期完成物理 歸檔; (2)把帶有歸檔標識的電子文件集中拷貝至耐久性好的載體上, 一式3套,一套封存保管,一套供查閱使用,一套異地保存。 對于加密電子文件,則應在解密后再制作拷貝;

(3)目前推薦采用的載體,按優先順序依次為:只讀光盤、一 次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不許用軟磁盤作為 歸檔電子文件長期保存的載體;

(4)存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽;

(5)特殊格式的電子文件,應在存儲載體中同時存有相應 的查看軟件; (6)將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它說明等 一同歸檔,并附《歸檔電子文件登記表》; (7)對需要長期保存的電子文件,應在每一個電子文件的 載體中同時存有相應的機讀目錄;

(8)歸檔完畢,電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文 件的載體保存至少一年。

電子文件的歸檔管理目前仍然實行“雙套制”,即具 有永久保存價值的文字或圖表形式的電子文件,必須制成 紙質或縮微品載體形式的文件,歸檔時應同時保存文件的 電子版本和紙質版本或縮微品。 電子文件歸檔時,還應注意收集: (1)支持性文件,指能夠生成運行文本、數據、圖形等文 件和各種命令及設備運行所需的操作系統; (2)數據文件,指各種數據材料; (3)與電子文件有關的各種紙質文件,主要有產生電子文 件所使用的設備的安裝與使用說明、操作手冊等,以及電 子文件形成過程中產生的一些紙質文件,如設計任務書、 操作手冊等。

7-3-3-6、磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的 文件應在工作結束后及時歸檔,或與相對應內容的紙質載 體歸檔時間一致。 7-3-3-7、更新、補充的文件,企業內部機構變動和干部 職工調動、離崗時應清退的文件,企業資產與產權變動過 程中形成的文件,其它活動中形成的文件等,應隨時歸檔。

7-3-4、文件歸檔要求(3點) 7-3-4-1、企業應實行部門、項目及專項工作的文件收集、 整理、歸檔責任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案 人員應按照規定將文件整理后歸檔。

責任制主要內容: (1)注意文件的形成; (2)注意文件的收集和積累; (3)按單位確定的文件整理辦法進行預整理; (4)注意將預整理后的文件及時移交歸檔。

7-3-4-2、歸檔的文件應完整、準確、系統,其制成材料 應有利于長久保存,圖文字跡應符合形成文件設備(打印 機、復印機、掃描儀等)標稱的質量要求。 7-3-4-3、歸檔的文件應為原件。因故無原件的可將具有 憑證作用的復制件歸檔。 大家都知道:

檔案具有2個基本作用,即依據憑證作用和參考借鑒作 用。一般情況下,文件原件既具備依據憑證作用,也具備 參考借鑒作用,而非原件文件只具備參考借鑒作用,而往 往不具備依據憑證作用。

7-3-4-4、非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。外文 (或少數民族文字)材料若有漢譯文的,應一并歸檔,無 譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。 7-3-4-5、歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁 的和有專門需要的可適當增加份數。 7-3-4-6、兩個以上單位合作完成的項目,應以合同、協 議等形式約定文件歸檔要求,主辦單位一般應保存全套文 件,協辦單位保存與所承擔任務相關的正本文件。 7-3-4-7、文件形成部門應就歸檔文件填寫《檔案交接登 記表》(見附錄B表B.1)。重要項目文件歸檔時應由項 目管理部門編寫歸檔說明,并經項目負責人審核簽字。

四、企業檔案收集工作要求(2款)

檔案收集工作是檔案業務工作的基礎,是將企業的 檔案信息資源進行集中管理的重要環節,檔案齊全完整的 程度與整理質量的高低,都可以通過收集工作直接反映出 來。

7-4-1、文件歸檔的交接(2點) 7-4-1-1、文件形成部門應按期將《檔案交接登記表》隨同 已整理的文件向檔案部門移交。 7-4-1-2、檔案部門接收時應認真核對,并檢查檔案質量。 雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。

7-4-2、檔案與資料的收集(5點)

7-4-2-1、企業應接收所屬單位因產權變動后屬本企業所有 的檔案。

7-4-2-2、企業應根據資產管理權限接收無法人資格的所屬 單位檔案。 7-4-2-3、企業可根據需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。

7-4-2-4、企業可根據研發和市場競爭的需要收集與企業經 營范圍相關的資料。

7-4-2-5、企業可根據需要向社會、離退休人員征集檔案、 資料。

五、企業檔案整理工作要求(9款)

檔案的整理是檔案工作6大環節(收集、整理、鑒定、 保管、統計、利用)之一,是開展檔案工作的重要基礎環 節。 7-5-1、檔案部門應區分全宗進行檔案的分類、排列與編目。 企業構成全宗的條件: (1)具有企業法人資格; (2)屬于獨立經營的經濟核算實體。

7-5-2、分類方案應依據企業管理職能,結合檔案形成特 點制定,并應保持相對穩定性和可擴充性。分類方案應附 有文字說明。

企業檔案分類方案一般由編制說明、類目表、類別號 三部分組成。

7-5-3、類別號可采用阿拉伯數字、英文字母、拼音字母 中的一種或兩種混合方法設定。 目前,企業檔案一級類目號多采用其類目中有代表性 的兩個漢字的大寫漢語拼音字母編寫,即管理— GL、 產品—CP、科學技術研究—KY、基本建設—JS、設備儀 器—SB、會計—KJ、干部職工—ZG;二級及二級以下類 別號采用雙位阿拉伯數字編寫(其中產品、科研、基建、 設備類檔案其項目有代號的,優先采用代號(型號)進行 編寫);案卷號則采用但單位阿拉伯數字編寫。

7-5-4、全宗內檔案按類分別集中排列,類別內檔案按類目條款 順序依次排列編號。

7-5-5、根據分類方案和排列順序編制檔號。檔號應指代單一, 具有唯一性。檔號編制方法見《檔號編制規則》(DA/T13)。 7-5-6、檔號可采用“[全宗號---]分類號(或項目代號或目錄號) --- 案卷號(或件號或盤、盒、張號)”([ ]表示可選)結構。 7-5-7、紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號?;ヒ?號是反映同一內容其它載體檔案保管單位的檔號。

7-5-8、按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。

企業常用的檔案檢索目錄有3種: (1)檔案總目錄; (2)分類目錄; (3)底圖檔案目錄。

檔案總目錄

檔案分類目錄

底圖檔案目錄

7-5-9、檔案部門應對每個全宗建立全宗卷。全 宗卷可單獨管理。全宗卷的主要內容和編制方法 見《全宗卷規范》(DA/T12)。

六、企業檔案保管工作要求(3款)

7-6-1、檔案存放應依據檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜 折疊;磁性載體應選擇防磁設施。重要檔案應異地備份。 7-6-2、檔案入庫前一般應去污、消毒。受損的檔案應及時 修復或補救。對于易損的制成材料和字跡,應采取復制手 段加以保護。

7-6-3、庫房管理(4點) 7-6-3-1、庫房應保持干凈、整潔,并具備放火、防盜、防 光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能(見《檔 案館建筑設計規范》[JGJ25])。 庫房管理應貫徹“以防為主,防治結合”的原則,具 備基本的保護措施。

7-6-3-2、庫房溫、濕度應符合《檔案館建筑設計規范》 (JGJ25)、《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894)和 《磁性載體檔案管理與保護規范》(DA/T15)對各類檔案載體 的保管要求,并有溫濕度登記(登記表參見《企業檔案工作規范》 附錄B的圖B.2)。 一般檔案庫房溫度控制在14-24℃,相對濕度控制在45-60﹪。 7-6-3-3、庫房設備運轉情況應定期檢查,并及時排除隱患。 7-6-3-4、庫藏檔案應定期清理核對,做到帳物相符。庫藏檔 案數量發生變化時應記錄說明。

七、企業檔案鑒定工作要求(6款)

選留文件和劃分保管期限是鑒定工作的實質內容,通 過科學的鑒定,才能把有價值的文件轉為不同保管期限的 檔案,使企業的知識信息得到有效保存,因此,鑒定工作 是形成檔案的關鍵。

7-7-1、企業應成立由主管領導、職能部門、專業技術 人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(或小組),負責 確定文件保管期限和到期檔案鑒定。

7-7-2、檔案保管期限應根據企業文件對企業、國家和社 會所具有的現實和今后工作查考、憑證作用,以及歷史研 究價值確定。

7-7-3、檔案保管期限一般分為永久和定期兩種,會計檔 案的保管期限執行《會計檔案管理辦法》。 定期中實行標時制,一般分為30年和10年。 7-7-4、永久保管檔案。凡是反映本企業主要職能活動和歷 史面貌,對本企業、國家和社會有長遠利用價值的文件, 列為永久保管。

7-7-5、定期保管檔案。凡是反映本企業一般工作活動, 在一定時間對本企業各項工作有參考利用價值的文件,列 為定期保管。定期保管檔案的年限可根據其參考利用價值 分為30年和10年。

7-7-6、企業應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。經 鑒定委員會鑒定,仍需繼續保存的檔案應重新劃定保管期 限;對保管期滿確無保存價值的檔案應登記造冊,填寫銷 毀清冊(參見《企業檔案工作規范》附錄B圖B.3),經 企業法定代表人批準后進行監督銷毀。銷毀清冊永久保存。

八、企業檔案統計工作要求(3款)

7-8-1、檔案部門應及時、準確地填報本企業檔案工作年報及有 關統計報表。 7-8-2、建立檔案工作統計臺帳,主要內容包括:檔案館(室) 藏情況;年度入出庫情況;檔案利用情況;檔案專兼職人員 情況;檔案設施、設備情況;檔案銷毀情況等。 7-8-3、檔案統計工作應保持連續性。

九、企業檔案利用工作要求(8款)

檔案的開放利用是實現檔案價值的途徑。 7-9-1、檔案部門應加強檔案檢索系統建設,開發檔案信息 資源,及時、有效地提供檔案利用服務。

7-9-2、企業應根據保密規定和知識產權管理要求,設定利 用者權限。超越權限的利用需經有關領導審批。

7-9-3、利用檔案應按規定進行登記(借閱登記表參見《企 業檔案工作規范》附錄B圖B.4)。利用效果突出的宜進 行登記(利用效果登記表參見《企業檔案工作規范》附錄 B圖B.5)。

7-9-4、可采用直接查閱、電話調閱、網上查閱等方式提供 利用原件、復制件、縮微件和電子檔案。

7-9-5、企業宜對檔案信息進行分類匯總,形成專題匯編, 如規章制度匯編、專題文件匯編等。 7-9-6、企業宜對檔案信息進行綜合整理,形成專題材料, 如大事記、年鑒、組織沿革、產品性能比較、科研成果簡 介、工程項目簡介、設備的更新換代、市場的變化等。 7-9-7、企業宜對檔案信息進行分析研究,形成深層次加工 材料,如歷年生產經營指標統計分析、重大事故原因研究 分析、企業史志等。 7-9-8、企業可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。

第8章、企業檔案信息化建設

一、檔案信息化目標與原則 二、電子文件的歸檔 三、傳統載體檔案數字化 四、電子檔案的保管 五、檔案網絡化服務 六、檔案管理系統軟件

第9章、企業檔案工作設施設備

一、企業檔案庫房設置要求 二、企業檔案業務技術用房要求 三、企業檔案閱覽及陳列室設置 四、企業檔案保管裝具要求 五、企業保護設備要求 六、企業檔案管理技術設備配置

一、企業檔案庫房設置要求(3款)

9-1-1、檔案庫房應設置在遠離易燃、易爆物品和水、火等 存在安全隱患的場所,無特殊保護裝置一般不宜設置在地 下或頂層。

9-1-2、檔案庫房樓層地面應滿足檔案及其裝具的承重 要求。 按照《檔案館建筑設計規范》要求,樓面均布活荷載 一般應為5kN/㎡,采用密集柜是,不應小于12 kN/㎡。 9-1-3、檔案庫房面積應滿足檔案工作發展的需要,留 有存儲空間。 大型企業檔案庫房通常應滿足日后20年檔案存儲需要, 一般企業應滿足今后10年的存儲需要。

二、企業檔案業務技術用房要求(2款)

9-2-1、業務技術用房應滿足接收、整理、修復檔案的實 際需要。 9-2-2、企業可根據工作需要設置檔案接收、整理、裱糊、 消毒、復印、數字化、縮微以及安全監控等用房。

三、企業檔案閱覽及陳列室設置

閱覽室選址應考慮到工作人員監管和取放檔案方便, 應為閱覽人員提供舒適的條件;陳列室(展覽室)宜設置 在適于觀覽的場所。

四、企業檔案保管裝具要求(2款)

9-4-1、檔案柜架應牢固耐用,一般應具有防火、防盜、 防塵作用。應根據非紙質載體檔案需要選擇有專用保護功 能的柜架。有條件的可采用密集架。 非紙質載體檔案比紙質載體檔案的保存條件和環境要 求更高,應選擇恒溫恒濕的環境擺放柜架。存放磁性載體 的檔案柜架應具有防磁功能,或擺放在具有磁屏蔽功能的 空間。

9-4-2、各類檔案盒規格、式樣和質量應符合《文書檔 案案卷格式(GB/T9705)、《歸檔文件整理規則》 (DA/T22)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》 (GB/T 11822)和《照片檔案管理規范》(GB/T 11821)要求。

五、企業保護設備要求(3款)

9-5-1、檔案庫房應配置溫濕度監控設備及滅火器材、防 光窗簾、防盜門窗等必要的設施。 9-5-2、根據庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕 機、空氣凈化器等設備。 9-5-3、有條件的企業應配置自動報警、自動滅火、溫濕 自動調控、監控等設備。

六、企業檔案管理技術設備配置(4款)

9-6-1、配備檔案整理工作所需要的裝訂機、打印機等設 備。 9-6-2、配備檔案修復、利用需要的數碼照相機、攝象機、 復印機、閱讀機等設備。 9-6-3、配備信息化管理需要的計算機、服務器、掃描儀、 光盤刻錄機等設備,以及容災備份設備、應急電源。 9-6-4、根據需要可配備CAD繪圖儀、工程圖紙復印機、 縮微機等設備。

陜西省檔案局業務指導處 于永波 029-89230863

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